Маркетплейс OZON: как подготовить поставку товаров по FBO

Содержание

Почему OZON не принимает FBO-поставку
Подготовка поставки на склад OZON
Шаг 1. Создание заявки
Шаг 2 Заполнить данные автомобиля
Шаг 3. Определить тип грузового места
Шаг 4. Укажите количество грузовых мест
Шаг 5. Соберите товары в поставку
Шаг 6. Загрузите документы
Вместо заключения

Соблюдение сроков и регламентов сборки товаров - критерий качества логистики продавцов FBO (Fulfillment by OZON или «Продажа со склада OZON»). Поставки, с опозданием «приезжающие» на склады, замедляют скорость пополнения стока и возобновления продаж. Стоимость отложенного старта высока, что недопустимо в период сезона, рекламных кампаний и акций. Среди причин неоперативных поставок - нарушение правил их оформления, сборки, отгрузки.

Впереди у селлеров OZON - весенне-летний сезон, а также череда акций и распродаж. Отработать с минимальным отклонением поможет наш новый материал - «Как подготовить поставку товаров по FBO».

Почему OZON не принимает FBO-поставку

Источник отложенных продаж через FBO склады - продавец и/или маркетплейс. Если вы работаете по FBO на OZON, товары могут попадать в ситуации, когда:

• Сроки кросс-докинга переходят за пределы, установленные OZON.
• Маркетплейс удерживает товары в статусе «Приёмка на складе» дольше 2-5 рабочих дней.
• Часть коробок с товарами (например, при распределении на склады) теряется.

Это ответственность маркетплейса. Ответственность продавца - создание заявки, сборка и упаковка товаров, логистика. На каждом этапе легко ошибиться, из-за чего OZON «развернет» поставку. Например,

• Продавец привез меньше или больше грузомест, чем прописано в заявке.
• В составе поставки поврежденные, бракованные товары.
• Товары или поставка неправильно упакованы.
• Данные о товарах, водителе, автомобиле не отредактированы в заявке.
• Габариты автомобиля не подходят под условия выгрузки OZON.
• На один пункт отгрузки / склад поставка доставлена на 2 или более автомобилях.

OZON внимательно следит за ассортиментом «Честного знака». Товары без регистрации в системе, без маркировки, УПД, с нечитаемым кодом не подлежат приемке. Если в карточках «Честного знака» не прописаны ТН ВЭД, или товары выведены из оборота - последует моментальный отказ маркетплейса.

Пошагово следуя алгоритму подготовки, вы повышаете шансы на быстрый ввод FBO товаров в оборот.

Подготовка поставки на склад OZON

Товары попадают на хранение маркетплейса 2 способами - напрямую со склада продавца или через временный распределительный центр (вРЦ).

ВРЦ - «умная» система маркетплейса, она автономно разделяет товары на поставки, подбирает склады, временные слоты и пункты отгрузки для селлеров. Система по всем складам OZON анализирует оборачиваемость товаров из заявки, спрос на них в прошлые периоды, загруженность фулфилмент-центров, свободные «окна» на приемку. Цепочка товародвижения через вРЦ выглядит так:



Если продавец знает, куда отправить поставку, он использует второй способ:



У первого и второго подхода своя последовательность оформления поставки. Начнем с вРЦ.

Шаг 1. Создание заявки

Заявка - паспорт поставки, где отражена ключевая информация - тип и объем товаров, время доставки, количество грузовых мест, данные водителя и автомобиля. Посредством заявки продавец сообщает маркетплейсу, что и когда он передаст на хранение.

Подготовка заявки вРЦ начинается с выбора виртуального склада - места, где продавец готовит товары для отправки на FBO. Без виртуального склада алгоритм не подберет точку отгрузки. О виртуальном складе должно быть известно: название, адрес, телефоны контактных лиц, график работы.

Указав виртуальный склад, включите в заявку товары из каталога и проставьте количество. Максимальным объем поставки через вРЦ - 82 000 литров. При небольшом объеме удобно добавлять товары вручную - по SKU, названию, артикулу или OZON ID. Широкий ассортимент, товары «Честного знака» требуют системного подхода, поэтому селлеры загружают товары в заявку через excel-файл.

После - обозначьте время (от 1 до 14 дней) отгрузки товаров, система составит варианты их распределения. Вы увидите:

• на сколько поставок система разбила ассортимент
• ближайшие пункты отгрузки, свободные даты и слоты
• конечные склады

У вас будет 60 минут, чтобы подтвердить предложенные варианты. Если часть маршрутов (дата, время, склад) не подходит вам:

• Отмените заявку и создайте повторно, изменив диапазон дат или количество товаров.
• Удалите неподходящие направления. Повторно их не вернуть, а делить товары между оставшимися маршрутами не получится.

Несогласованные за час заявки отменяются маркетплейсом автоматически. Утвердив распределение, вы не сможете по отдельности редактировать состав поставок, отменять их. Заявка удаляется только целиком.

Если вы не используете вРЦ, а отвозите товары напрямую на конечный склад, тогда ваш подготовительный шаг - изучить требования складов к весогабаритным характеристикам. У каждого склада OZON подготовлен перечень товаров, принимаемых на хранение:









Проверьте и временные ограничения складов OZON. Список категорий, недоступных к размещению, обновляется регулярно, исходя из загруженности складов конкретными товарами. Так, фулфилмент-центр в Твери до 18 апреля закрывал приемку телевизоров, компьютерных мониторов.

И только после этого вы выбираете склад, добавляете товары вручную или через excel-файл, проставляете дату и время.

Иногда, в ответ, OZON выдает продавцам ошибку - «В выбранном регионе нет доступных складов». Ее можно расшифровать по-разному. Первый вариант - склад не работает с одним из товаров. Второй - в карточке какого-то товара не заполнены объемно-весовые характеристики или вместо корректных чисел проставлены нули. Третий (только для карточек, созданных за последние 24 часов) - данные о товаре еще на модерации. В случае ошибки - замените фулфилмент-центр, либо скорректируйте контент карточки, либо дождитесь окончания обработки карточки нового товара.

Учтите: после утверждения заявки на конечный склад единственное, что вы можете менять - дату и время приезда (за 12 часов до отгрузки).

Итак, заявка через вРЦ/на конечный склад почти создана. И для первого, второго типа поставок следующие шаги идентичны.

Шаг 2 - заполнить данные автомобиля (номер, марка) и водителя (ФИО, телефон). По правилам OZON 1 поставку доставляет 1 транспортное средство. Маркетплейс вправе арестовать груз, отправленный по 1 транспортной накладной двумя, тремя и более автомобилями:



Шаг 3. Определить тип грузового места - палета или коробка. Сделать это просто - вы отталкиваетесь от пункта отгрузки. Сортировочный центр (для вРЦ поставок) принимает палеты и коробки. Конечный склад, а также региональный фулфилмент-центр - только палеты. У продавцов, которые на региональные фулфилменты отправляют товары в коробах, тарификация идет как за обработку палеты.

Шаг 4. Укажите количество грузовых мест (не товаров!), учитывая что 1 грузовое место = 1 паллета или 1 коробка. За 1 поставку можно передать не более 30 палет или 10 коробок. Когда ваши товары не помещаются в 10 коробок, возьмите коробку большего размера или смените тип грузового места - на палету.

Шаг 5. Соберите товары в поставку

Это еще один шаг, который продавец обязан пройти с ответственностью и контролем. Под каждый склад готовится отдельная поставка. Если вРЦ распределил товары между 3 складами, продавец комплектует 3 поставки. То есть на склад в Хоругвино вы не отправляете товар, ожидаемый в Твери.

В поставку не должны попасть товары:

• Не входящие в заявку. Если опознанных излишков окажется больше 50, OZON выставит счет за обработку. Неопознанные товары тарифицируются всегда - 24 руб. за 1 единицу.
• Просроченные или с минимальным остаточным сроком годности.
  
  
  
• Бракованные (включая недокомплект) или поврежденные.
• Без штрихкода производителя. Обнаружив такой товар, самостоятельно сгенерируйте ШК в личном кабинете OZON. Нанесите ШК на SKU, оставив открытым его описание, дату изготовления, сроки хранения. Минимальный размер этикетки - 40 * 25 мм.
• Со штрихкодом производителя, не совпадающим с ШК товара в личном кабинете.

В чек-лист проверки товаров «Честного знака» входят еще 4 пункта:

• Товар находится в обороте.
• Есть этикетка с кодом маркировки.
• Код Data Matrix читаемый.
• В карточке - в разделе «Характеристики» - проставлен код ТН ВЭД.

После проверки какие-то товары продавцы сразу складывают в коробку, какие-то - дополнительно упаковывают, а именно:



Если вы доупаковали товар, распечатайте и наклейте поверх упаковки ШК, чтобы сотруднику склада было легче его отсканировать и внести в систему. Товары готовы, осталось сложить их в коробки и (при необходимости) установить на палеты.

Любая упаковка (индивидуальная, коробка, палета) должна быть новой и сохранять целостность поставки. Не допустимы склеенные, грязные, порванные упаковочные материалы - с трещинами и сколами. Обязательный размер палеты - 120 * 80 * 14,5 см.

Окончив сборку, проверьте, чтобы:

• Вес одной коробки не превышал 20 кг, а вес товаров на 1 паллете - 800 кг.
• Коробки на палете сложены ровно, центр тяжести не смещен. Они обтянуты стреч-пленкой минимум в 3 слоя.
• Коробки не выходят за границы палеты более, чем на 2 см.
• Каждое грузовое место промаркировано этикеткой. Учтите, у товаров - свои ШК, у грузовых мест - свои. Для поставок с типом «Палета» достаточно одной этикетки. Если передаете товары коробками (без палет) - маркируете каждую коробку. Размер этикетки - не менее 120 * 75 мм.

При маркировке грузовых мест продавцы часто путают этикетки между поставками. На складе OZON сотрудники сканируют ШК, а в системе видят другие данные. Поэтому автоматизируйте операции и обучите сотрудников на вашем складе.

Мы рекомендуем фиксировать каждый этап сборки на видео. Просите и водителя фотографировать/записывать ролик, в каком виде он передает поставку маркетплейсу. Приемка на OZON проходит за закрытыми дверями. По итогу вы получаете Акт и узнаете, что часть SKU не принята по необъективным (на ваш взгляд) причинам - нет маркировки, битые товары и т.д. Еще хуже - когда несколько коробок из поставок не доезжают до склада или теряются на нем. В случае споров с OZON видео сборки - ваше алиби, оно подтверждает, что на своей стороне вы сделали все правильно. И да, камеры должны быть настолько точными, что можно разглядеть товар, его ШК, код Data Matrix, состояние упаковки.

Шаг 6. Загрузите документы

Обмен файлами с продавцами FBO проходит посредством ЭДО. Система запросит у селлеров документы:

• УПД-2 в формате XML - для товаров, зарегистрированных в системе «Меркурий», «Честный знак», для поставок в распределительные центры и на склад «Хоругвино».
• УПД-2 (xml-файл) и Сертификация - для ювелирных изделий.

Нюанс - по товарам «Честного знака» вы отправляете маркетплейсу по ЭДО УПД-2 после согласования Акта приема-передачи в течение 3-х дней.

Шаг 7. Передайте поставку

Сам продавец, его сотрудники или оператор должны отвезти поставки в пункты приема или на склад маркетплейса точно в срок по логистическим маршрутам, который прописывает OZON на этапе «Создание заявки». Маркетплейс отменяет заявку по прошествии 96 часов с момента заявленного таймслота, если продавец одновременно не выполняет 3 условия:

• Не привозит товары.
• Не передает УПД или отправляет их, но с ошибками.
• Не указывает данные автомобиля и контакты водителя.

На разбор поставки, проверку количества и качества товаров, на их сканирование, на подготовку передаточных документов OZON заявляет от 2 до 5 дней. Обнаружив брак, товарный излишек или дефицит, маркетплейс протарифицирует их обработку:

• Брак - 9 руб. за 1 товарную единицу.
• Неопознанные излишки - 24 руб. за 1 товарную единицу.
• Опознанные излишки/дефицит свыше 50 штук - 6 руб. за каждую единицу. Расхождение до 50 штук бесплатное.

Товары «Честного знака» без кода маркировки Data Matrix (с кодом, но с ошибкой) OZON оценивает как неопознанные.

Акт о результатах приёмки формируется сразу, как маркетплейс заканчивает проверку. Что принято складом, какие товары, и почему не попадают в сток - OZON регламентирует в Акте. Согласовать его вам нужно самостоятельно, но не дольше 5 дней. Если продавец не подтверждает Акт, за него это делает маркетплейс. И поправить уже ничего нельзя. Поэтому шаг 8 - утвердите Акт.

Вместо заключения

Со слов селлеров маркетплейс не всегда соблюдает срок обработки, отчего товары обновляются в системе и поступают в продажу позже, запланированного графика. Ошибки часто случаются в период глобальных распродаж и сезонных акций. Вы снижаете вероятность «отложенных продаж», заблаговременно оформляя, собирая и доставляя поставку FBO по регламентам. Позднее обновление остатков, излишки, дефицит, обратная логистика, переупаковка - операции, за которые продавец платить вместе с упущенной прибылью в период простоя. Поэтому продавцы, у которых большой сток (свыше 10 000 товарных единиц) делегируют подготовку FBO поставок на склад OZON фулфилмент-операторам, которые:

• помогут оформить заявку на поставку
• знают правила сборки коробок, паллет
• следят за изменениями в регламентах OZON
• самостоятельно доставляют поставки на склад

Оператор «Бета ПРО» обладает такой экспертизой и готов правильно, вовремя (без пересортов, брака и излишек) подготовить ваши товары к отгрузке на склады OZON. Подробнее.