Как выбрать надежное аутстаффинговое агентство: 5 советов от логиста

В 2022 году количество фирм с запросом на аутстаффинг выросло на 174% (данные сервиса «Рокет Ворк»). Надежда Комиссарова, директор по персоналу фулфилмент-оператора «Бета ПРО», — о том, как найти «своих» подрядчиков и снизить траты на ФОТ вплоть до 30%.

Потребность компании в аутстаффинговом агентстве определяется двумя факторами.

1. Рыночная ситуация

Эксперты УК «Radius Group» подсчитали, что с 2020 года по 2022 год спрос на персонал в сфере складской логистики вырос на треть. Рост вызван увеличением объема ввода складских площадей — всего за этот период было введено 2 млн кв. м. HeadHunter зафиксировал увеличение количества вакансий в транспортно- логистической отрасли в 2022 году: в феврале спрос взлетел на 89% в сравнении с январем. В результате оттока населения за рубеж после объявления частичной мобилизации дефицит только усугубился.

2. Характер услуг компании

Например, загруженность фулфилмент-операторов полностью зависит от количества заказов их клиентов — интернет-магазинов. Как правило, спрос у магазинов неравномерный и зависит от сезона, а также от всевозможных акций и распродаж. Держать в штате максимальное число сотрудников, которые нужны в пики продаж, нерентабельно. Волновая нагрузка не покрывает расходы на заработную плату и социальное обеспечение. Если же просто-напросто сократить штат — повысится вероятность резкой нехватки сотрудников. Нужно учитывать и то, что ежегодные отпуска и больничные «выводят из строя» часть персонала.

Методом проб и ошибок наша компания пришла к таком кадровому разделению: мы нанимаем складских сотрудников в штат и в периоды высокой нагрузки направляем их на сложные производственные участки, в первую очередь на приемку товаров. А для выполнения остальных операций привлекаем сотрудников аутстаффинговых агентств — водителей электроштабелеров, грузчиков, комплектовщиков. Когда объем заказов падает, от части приглашенного персонала отказываемся. Таким образом, все задачи мы решаем вдвое меньшим числом штатных сотрудников и при этом экономим до 30% бюджета на ФОТ.

Расскажу, как выбрать аутстаффинговое агентство.

В чем сложность

Ежедневно к нам поступают предложения о сотрудничестве минимум от трех-четырех агентств. Мы проводим строгий отбор по четырем причинам.

1. На рынке много недобросовестных агентств.

Рынок аутстаффинга высококонкурентный. Однако среди агентств встречаются компании с низким качеством услуг. Они стараются набрать как можно больше клиентов, подбирают на объект непрофильных и/или непрофессиональных специалистов, не выполняют техническое задание, нарушая процессы его работы. Такие агентства приносят больше проблем, чем пользы.

2. Агентства обрабатывают заявки не в полном объеме.

Вместо обещанных 20 сотрудников на работу по факту могут выйти семь-восемь человек. Тогда заказчик сталкивается с нехваткой ресурсов, а значит, его производительность снижается.

У каждой аутстаффинговой компании свой предел ресурсов. Всплеск заказов часто происходит быстро, поэтому возможности разместить заявку на персонал заранее нет. Если клиенту потребуется сразу много сотрудников, то одно агентство с высокой вероятностью не сможет оперативно их предоставить, а несколько — вполне. Я рекомендую работать с двумя—пятью подрядчиками одновременно.

3. Не выстроена коммуникация между агентством, сотрудниками и компанией-заказчиком.

Перед тем как сторонние сотрудники выйдут к вам на работу, аутстаффинговая компания должна прислать куратора. Его задачей станет обучение сотрудников вашим стандартам и оценка их работы.

У нас аутстаффинговое агентство на каждой площадке представляет бригадир, которого штатные сотрудники в течение нескольких смен обучают особенностям работы на складе, знакомят с его топологией и спецификой. Бригадир обучается всем производственным операциям и передает свои знания бригаде — становится наставником. Он же следит за тем, как его команда вливается в процесс, и заменяет сотрудников, не справляющихся с нагрузкой. В идеале у компании-заказчика должна быть система учета выработки сотрудников. Мы ожидаем, что каждый работник бригады после двух-трех смен выйдет на объем выполнения не менее 70–80% нормы выработки. Чем больше сотрудников задействовано на объекте, тем шире должен быть штат бригадиров. Фактически, на каждые десять сотрудников нужен один бригадир. Если склад работает круглосуточно, тогда в каждой смене (в день и в ночь) должен быть свой бригадир.

4. На рынке встречаются компании, нарушающие законодательство.

Агентство обязано:

• пройти аккредитацию и подтверждать ее каждые три года;
• заключать трудовые договоры с работниками;
• не иметь судимости за экономические преступления;
• получить специальное разрешение на наем иностранных сотрудников.

Избежать встречи с перечисленными выше проблемами поможет правильный выбор подрядчика.

Как оценить потенциальных подрядчиков

Мы оцениваем аутсорсинговые агентства по пяти критериям.

1. Опыт работы

Первый вопрос, который необходимо задать потенциальному подрядчику: как давно вы работаете на рынке? Велика вероятность, что агентства, созданные два месяца назад и имеющие в штате всего несколько сотрудников, не оправдают запросы средних и крупных компаний в силу ограниченности ресурсов и навыков. Опыт работы — маркер профессионализма. Некомпетентные и неисполнительные аутстаффинговые агентства долго просуществовать на высококонкурентном рынке не смогут.

Мы рассматриваем агентства с опытом работы на рынке от трех лет и штатом не менее десяти человек.

2. Навыки аутстаффингового персонала

Получите информацию о персонале аутстаффингового агентства. Спросите, по какому принципу работают люди. Ряд агентств формирует штат вахтовым методом. Сотрудники, чаще всего из других регионов, приезжают на объект, предположим, на месяц или полтора. Затем уезжают домой на 30 или 45 дней и вновь возвращаются на работу. Если у вас фиксированная заявка на персонал, агентства с вахтовым методом подходят, если нет, от этой модели стоит отказаться.

Заранее решите, на какие задачи нанимаете аутстаффинговый персонал, и составьте портрет идеального кандидата. Например, у нас есть базовые требования. Мы ищем русскоговорящих граждан (говорят и читают по-русски), которые имеют опыт работы на занимаемой должности и знают, как пользоваться терминалом сбора данных (ТСД — нужен для сотрудников участков приемки, комплектации/сборки и упаковки заказов). Однако есть и специфические требования. К примеру, на позицию водителя электроштабелера мы не рассматриваем кандидатов без навыков и опыта управления погрузчиком и специальных прав.

Обозначьте требования к кандидатам и расскажите, как в вашей компании устроен процесс ввода аутсорсинговых сотрудников:

• кто и когда должен присутствовать на объекте для контроля;
• график работы;
• кто ответственен за действия персонала на объекте и урегулирование конфликтов; предлагаете ли вы дотации аутстаффинговым сотрудникам на время обучения;
• как контролируется объем и качество выполненных работ и т.д.

Обговорите, как быстро агентство должно заменить неквалифицированных сотрудников и сотрудников, не вышедших на площадку.

3. Клиентский портфель агентства

Уточните, с какими компаниями агентство работало в прошлом и работает сейчас. Попросите контакты заказчиков. Вы сможете связаться с ними, чтобы запросить обратную связь. Обязательно поинтересуйтесь о негативном опыте взаимодействия. Так вы поймете, чего ждать от потенциального подрядчика, и соизмерите это со своей готовностью принять недостатки.

4. Ценообразование

Понятие привлекательной цены каждый формирует сам. Не стоит гнаться за сокращением расходов и следовать правилу — чем ниже стоимость, тем выгоднее предложение.

Заплатив меньше за непрофильные кадры, вы только снизите эффективность труда, потратите время и деньги на замену персонала и поиск нового подрядчика.

5. Соблюдение законов

Руководители агентства, аутстаффинговый персонал могут нарушать обязанности, которые подписываются сторонами в договоре услуг. Первый пример — срыв заявки. Агентство не выводит сотрудников на объект — частично или вовсе. Застраховать себя от этого можно, предусмотрев в договоре штраф — у нас, например, за невыполнение 30% заявки он составляет 0,1% от ее стоимости. Второй пример — имущественный вред — особо распространен на складах. В договоре должно быть условие о том, что причиненный и доказанный ущерб возмещается аутсорсинговым агентством.

Когда вы найдете аутстаффинговые агентства, которые подходят вам по пяти критериям, не завершайте оценку. Следите за выработкой. Ежедневно собирайте у ключевых штатных сотрудников обратную связь об их работе. Испытательный срок для аутстаффингового агентства составляет от двух недель до месяца. Этого срока достаточно, чтобы оценить как уровень предоставляемых сотрудников, так и их общий подход к работе.

Автор: Надежда Комиссарова, директор по персоналу фулфилмент-оператора «Бета ПРО»

Источник: РБК Pro